Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzerklärung
Bewerber_innen und Interne Weiterentwicklungen Audi Motorsport AG und Sauber Technologies AG (gemeinsam nachfolgend "Sauber Group")
Allgemeines
Der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer personenbezogenen Daten ist der Sauber Group sehr wichtig. Aus diesem Grund erfolgt die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Sauber Group in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen (Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG)). Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschliesslich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Audi Motorsport AG
Wildbachstrasse 9, 8340 Hinwil
privacy@audif1.com
oder
Sauber Technologies AG
Wildbachstrasse 9, 8340 Hinwil
privacy@audif1.com
Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen.
Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben und bearbeitet:
Stammdaten (z. B. Name, Titel, akademischer Grad, Geschlecht, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit, private Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mailadresse), Familienstand, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, Ausweiskopien, Fotos, Sprachkenntnisse, Angehörige und deren Kontaktdaten);
Bewerbungsdaten (z. B. Bewerbung und Lebenslauf, Referenzen, Ergebnisse von Sicherheitsüberprüfungen (soweit einschlägig), Informationen aus Bewerbungsgespräch, Zeugnisse für spezielle Gruppen (z. B. Berufsausbildung, Duales Studium) Testergebnisse oder Assessmentcenter);
Gesundheitsdaten (z. B. arbeitsmedizinische Untersuchungen, Krankheiten, erkrankungsbedingte Hilfsmittel, Behinderungen), soweit von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung angegeben;
Datenschutzrechtliche Erklärungen (z. B. Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten; Erklärungen zum Widerruf von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten; Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschliesslich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen);
Steuerrechtlich relevante Angaben zur Religionszugehörigkeit, aus denen religiöse und weltanschauliche Überzeugungen hervorgehen können, soweit von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung angegeben;
Angaben zum Familienstand (Ehe oder eingetragene Lebenspartnerschaft) aus denen gegebenenfalls die sexuelle Orientierung hervorgehen kann, soweit von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung angegeben.
Ausserdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Zu welchen Zwecken verwenden wir Ihre Daten?
Wir bearbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Prüfung Ihrer Bewerbung und die mögliche Verhandlung, Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung eines Arbeitsvertrages mit Ihnen. Falls kein Arbeitsvertrag zustande kommt, können wir mit Ihrer Einwilligung Ihre Bewerbung für weite Stellenangebote aufbewahren. Sofern es bei abgelehnten Bewerbern zu anschliessenden gerichtlichen oder aussergerichtlichen Auseinandersetzungen kommt, verarbeiten wir personenbezogenen Daten ausserdem zur Wahrung unserer berechtigten Interessen Unser berechtigtes Interesse liegt hierbei in der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, um Ihnen einen Link zu einer Umfrage zum Bewerbungsprozess zukommen zu lassen, um unseren Bewerbungsprozess verbessern zu können. Die Ergebnisse der Umfrage werden völlig anonym gespeichert.
Sanktionslistenabgleich:
Darüber hinaus können wir mit Ihren personenbezogenen Daten am Ende des Bewerbungsverfahrens vor Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses einen internen Abgleich mit bestehenden Sanktionslisten (z. B. Finanzsanktions- und Terrorlisten) durchführen.
Background-Check:
Bei Einstellungen und (internen) Berufungen in den Management Kreis, Einstellungen und (internen) Berufungen in den oberen Management Kreis (nachfolgend "Beschäftigungsgruppen") führen wir einen sog. Background-Check durch, um höchste Compliance- und Integritätsstandards bei Geschäftsaktivitäten und Transaktionen sicherzustellen. Es gilt zu gewährleisten, dass potenzielle Inhaber verantwortungsvoller Funktionen innerhalb der Sauber Group ihren Aufgaben ohne Interessenkonflikte und unter Einhaltung hoher ethischer Standards nachgehen und sich den Grundsätzen des Unternehmens gewissenhaft verpflichten, um rechtliche Risiken und Reputationsschäden zu minimieren.
Der Background-Check und dessen Ergebnis ist Teil der Entscheidung für die Begründung eines oder die Weiterentwicklung im bestehenden Beschäftigungsverhältnis. Die Sauber Group führt den Background-Check erst kurz vor der Entscheidungsfindung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses für einen beschränkten Bewerberkreis durch.
Ihre zu diesem Zweck erhobenen Daten werden nicht für weitere Verwendungen gespeichert, bearbeitet oder weitergegeben.
Umfang der Prüfung für Einstellungen und interne Berufungen in den Management Kreis sowie interne Berufungen in den Oberen Management Kreis:
Die Überprüfung von personenbezogenen Daten umfasst dabei Ihre Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift), Qualifikationen bzw. Ihre Abschlüsse, Ihre Berufserfahrungen sowie im Falle eines bereits bestehenden Beschäftigungsverhältnisses etwaiger Regelverstösse gegen gesetzliche und behördliche Vorgaben bzw. etwaige Verstösse gegen (Konzern-) Vorgaben, soweit nicht bereits zu einem früheren Zeitpunkt geprüft. Darüber hinaus überprüfen wir auch Ihre Vorbeschäftigung, sollten Sie nicht länger als 3 Jahre zurückliegend in einem VW Konzernunternehmen beschäftigt gewesen sein. Hierzu werden personenbezogene Daten der Personalakte, des Hinweisgebersystems sowie der Revision und Sicherheitsdatenbank abgefragt. Zur Überprüfung von möglichen Interessenkonflikten werden Sie darüber hinaus um eine Selbstauskunft in Bezug auf Beteiligungen bzw. Mandate – sofern tätigkeitsbezogen relevant – und PEP-Listen (Politisch Exponierte Person) gebeten.
Umfang der Prüfung für Einstellungen in den Oberen Management Kreis:
Zusätzlich können bisherige Arbeitgeber und sonstige Referenzgeber befragt werden. Zur Überprüfung von sicherheitsrelevanten Vorfällen wie strafrechtlichen Verstössen
(z. B. Einstellungsbetrug, Wirtschaftskriminalität, organisierte Kriminalität), Wettbewerbs- oder Kartellrechtsverstössen, Verstössen gegen sonstige gesetzliche Vorgaben oder Verordnungen, Insolvenzen sowie bestehenden Interessenkonflikten werden Ihre Stammdaten zudem mit Sanktions- und anderen öffentlichen Listen und Registern, u.a. Terror- und Embargolisten sowie PEP-Listen (Politisch Exponierte Person) abgeglichen und nationale und internationale Presse sowie Medien ausgewertet. Auch eine Internetrecherche – inkl. Social Media (beschränkt auf berufliche Netzwerke) – und allgemein zugängliche proprietäre Datenbanken können bei der Überprüfung hinzugezogen werden. Die Sauber Group setzt für diese vertiefte Recherche einen externen Dienstleister für diese Beschäftigtengruppen ein.
Der Background-Check wird durch das jeweils zuständige Personalwesen, das
(Konzern-) Aufklärungsoffice, die (Konzern-) Sicherheit und die (Konzern-) Revision und den zu diesem Zweck beauftragten Dienstleister durchgeführt. Ihre personenbezogenen Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift) werden daher zunächst an den Dienstleister übermittelt. Dieser erstellt im Zusammenhang mit dem Background-Check über Sie eine Informationsquelle auf Basis der vorgenannten Inhalte, ohne dass es zu einer abschliessenden Beurteilung Ihrer Person kommt. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung auf Grundlage dieser Daten statt. Die gesammelten Informationen werden vom Dienstleister an eine zentrale Stelle bei der Sauber-Gruppe in der Schweiz weitergeleitet, wobei auch der Audi Formula Racing GmbH mit Sitz in Deutschland punktuell Zugriff auf die Informationen gewährt werden kann.
Für alle Fälle des Background-Checks gilt, dass nur ein begrenzter Personenkreis – Prozessbeteiligte am Background-Check – intern eine Zugriffsberechtigung auf Ihre so zusammengestellten Daten hat. Dieser stellt die Einhaltung der unten aufgeführten Löschfrist sicher.
Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?
Die Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten hängt vom Ausgang des Bewerbungsverfahrens ab. Kommt es zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer ihres Beschäftigungsverhältnisses, was auch die Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses umfasst. Über die weitere Verarbeitung werden Sie in diesem Fall gesondert informiert.
Wenn wir Ihre Bewerbung ablehnen, werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht. Dies dient der Sicherstellung der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Gleichstellungsgesetz (GlG) oder sonstiger rechtlicher Auseinandersetzungen. Sofern es tatsächlich zu gerichtlichen oder aussergerichtlichen Auseinandersetzungen kommt, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten jedenfalls bis zum Erlass eines rechtskräftigen Urteils.
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung speichern, um bei erneuten Vakanzen auf Sie zukommen zu können, speichern wir Ihre Daten höchstens während 12 Monaten oder bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.
Anschliessend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
Löschfristen bei Background-Checks
Bei Einstellungen externer Kandidaten, Berufungen und Bestellungen werden die Basisdaten des Background-Checks (Datum, Art und Befunde ja oder nein) als persönlicher Eintrag im Personal Administrationssystem erfasst und verbleiben dort gemäss der Löschfrist für relevante Personalunterlagen und -daten (siehe oben). Bei externen Bewerbungen, die nicht zu einer Einstellung führen, werden die Basisdaten für einen Zeitraum von 3 Monaten gespeichert. Die vollständigen Berichte des Background-Checks werden für nicht eingestellte externe Kandidaten nach drei Monaten, für alle anderen Fälle nach drei Jahren Aufbewahrung gelöscht.
Wer hat Zugang zu Ihren Daten? Werden Daten an Dritte oder ins Ausland weitergegeben?
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH mit Sitz in Deutschland, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 5 lit. k DSG. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.
Sofern wir Sie nicht ausdrücklich anderweitig informieren, erfolgt die Datenverarbeitung in der Schweiz, im EWR-/EU-Raum sowie im Vereinigten Königreich.
Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht:
- Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten wir über Sie verarbeiten;
- unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen;
- die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern eine solche Löschung nicht gegen gesetzliche Aufbewahrungspflichten verstösst oder wir kein berechtigtes eigenes Interesse geltend machen können, das einer Löschung entgegensteht;
- Ihre Einwilligung für Verarbeitungen, die auf dieser Einwilligung beruhen, zu widerrufen.
Entsprechende Anfragen können Sie an die am Beginn dieser Datenschutzerklärung angegebene Adresse richten.
Abschliessende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite
Allgemeines
Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 5 lit. j DSG, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 5 lit. k DSG. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstrasse 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1005
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: datenschutz@personio.de
Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)
Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe- und Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.
Fehlerprotokolle („Error-Logs“)
Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/ -spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.
Einsatz von Cookies
Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. die Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.
Betroffenenrechte
Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus der Datenschutzgesetzgebung, dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.25 DSG), Recht auf Berichtigung (Art.32 DSG), Recht auf Löschung (Art. 32 DSG), Recht auf Datenherausgabe (Art. 28 DSG) und Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 28 DSG). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).
Abschliessende Bestimmungen
Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.